Carta
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Confección de cartas en las empresas. En las empresas diariamente se envían cartas con diferentes fines, como hacer una invitación, un pedido, reservaciones, etc. Para su confección es importante ajustarse al tema y velar por la correcta puntuación y redacción.
Tipos de cartas según su contenido
- Cartas de pedidos
- Información comercial
- Oferta de trabajo
- Reclamaciones
- Cartas de disculpa
- Cartas administrativas
- Cartas de reservaciones
- Cartas de Invitaciones, etc.
Cartas de pedidos
En las empresas, generalmente, se utilizan modelos específicos, pero van acompañados de una carta de pedido donde se detallarán las condiciones del pedido.
Información comercial
Se utilizan con el objetivo de dar a conocer la actividad de la empresa, se redactan cartas que destaquen las ventajas que sus productos ofrecen respecto a los demás competidores.
Ofertas de trabajo
Se usan para realizar ofertas de trabajo, donde se especifiquen claramente las condiciones que la empresa exige para ocupar el puesto de trabajo.
Cartas de reclamaciones
Sirven para manifestar el incumplimiento de un acuerdo, ya sea en su totalidad o en alguna parte. Deben ser claras y en ellas tendrán que detallarse cuál ha sido la causa (por ejemplo: retraso en la recepción, mercancía defectuosa o equivocada, etc.); así como exponer los daños ocasionados. Este tipo de carta debe ser enviada lo más pronto posible a su destinatario.
Cartas de disculpa
Se denominan cartas de excusa, exculpatorias o de justificación. Se redactan por ejemplo: en caso de un error en un envío de mercancía determinada.
Cartas administrativas
Se dirigen al banco con instrucciones sobre pagos o cobros y diversos asuntos de la empresa relacionados con la contabilidad.
Cartas de reservaciones
Se utilizan para reservar hoteles o medios de transporte.
Cartas de felicitaciones, reconocimientos o premios
Se envían a los asociados de negocios o a las empresas con los que se mantiene relación comercial con motivo del logro de importantes ascensos profesionales, etc.
Cartas de pésame y condolencia
Al igual que la anterior se le envía a los asociados de negocios o a las empresas con los que se mantiene relación comercial por motivo de un fallecimiento.
Cartas de invitación
Se envían con el objetivo de invitar para almuerzos o cenas, a los miembros o colaboradores de la empresa o a los asociados de negocio y las empresas que tienen relaciones comerciales.
Reglas para redactar una carta de invitación
- Se redactan siempre en estilo formal y en tercera persona.
- Deben ir impresas o confeccionadas de manera especial.
- Se remite con la suficiente antelación para que el invitado tenga tiempo de aceptarla o no.
- Tienen que figurar la fecha, la hora y el lugar del acontecimiento.
- Cuando la invitación es para una cena, la costumbre es detallar el tipo de vestimenta que se requiere para el acto.
- La respuesta de una invitación también se redacta en tercera persona.
La puntuación
Existen dos estilos de puntuación que pueden ser empleados en la carta comercial: el abierto y el completo.
- La puntación abierta: es un estilo donde se puntúa únicamente el cuerpo de la carta y se ponen dos puntos tras el saludo. Se utiliza sobre todo, en las cartas en bloque.
- La puntuación completa: es un estilo con pautas muy concretas a lo largo de todo el contenido de la carta como son:
En la fecha se colocará una coma, tras el nombre de la ciudad en la que se expide la carta. Detrás de cada línea del destinatario, lleva una coma, y un punto en la última. Después del encabezamiento, van dos puntos. Todo el cuerpo de la carta va puntuado y detrás de la despedida se coloca una coma
- La puntuación mixta: es el estilo que se utiliza en Cuba, donde se coloca una coma luego de citar el nombre de la ciudad en que se expide la carta, se puntúa al finalizar la fecha, se coloca dos puntos luego del saludo. Se puntúa el texto de la carta y se coloca una coma detrás de la despedida.
Frases comerciales más usuales
Para el encabezamiento
- Apreciado señor
- Distinguido señor
- Estimados señores
- Estimado señor Pérez
- Muy señores míos
- Apreciada Sra. María Luisa
- Apreciado compañero
Fórmulas introductorias
- Mencionan ustedes en su carta….
- En contestación a su carta….
- Acabamos de recibir…
- Acabamos de firmar…
- Le agradecemos su carta de….
- Estamos interesados en….
- Acusamos recibo de…
- El informe adjunto…
- Agradeceríamos….
- Nos complacería….
- Nos complace enviarle…
- Tengo el placer de informarles…
Cartas de reclamación
- Envíen tan pronto como sea posible….
- Envíen sin demora….
- Envíen una copia….
Cartas de disculpa
- Lamentamos que….
- Debido a la creciente demanda….
- No se halla disponible en este momento….
Cartas de despedida
- Esperando recibir pronto….
- En espera de su contestación, le saluda….
- Esperando sus noticias…
- Cordialmente…
- Saludos cordiales…
- Reciba un cordial saludo...
- Sin otro particular, le saluda…
- En espera de su conformidad, le saluda…
- Atentamente …
- Un atento saludo de…
- Le saluda atentamente…
Fuente
- Software: Aprende a ser secretaria