Sistemas Workflow

Concepto:

El Flujo de trabajo (Workflow en inglés) es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. Generalmente los problemas de flujo de trabajo se modelan con redes de Petri.

Sistemas Workflow. Una aplicación de Flujos de Trabajo (WorkFlow) automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo.

Objetivos de un sistema de WorkFlow

• Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información.
• Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos.
• Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan.
• Facilitar la movilidad del personal.
• Soportar procesos de reingeniería de negocio
• Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o institución.

Tipos de Workflow

Por lo general se distinguen dos tipos de Workflow:

• Workflow procedimental (también denominado Workflow de producción o Workflow administrativo) que corresponde a procesos de negocios conocidos de la empresa y que está sujeto a procedimientos preestablecidos. En este caso, la dirección del Workflow es más o menos fija.
• Workflow ad hoc que se basa en un modelo de trabajo de grupo en el cual los protagonistas participan en la decisión de hacia dónde dirigir el Workflow. Aquí la dirección del Workflow es dinámica.

Especificación de un Workflow

La aparición masiva de numerosos WMS puso en evidencia aun más la falta de un modelo formal universal para la especificación de un proceso de negocio. Esto dificulta de sobremanera la comparación de las diferentes tecnologías y herramientas. Afortunadamente la especificación de un Workflow puede ser explicada en sentido general desde diferentes perspectivas:Perspectiva de Control de Flujo: describe actividades y su orden de ejecución mediante diferentes constructores que permiten controlar el flujo de ejecución (joins, splits, secuencias paralelismo, etc.). Estas actividades se pueden ver como unidades atómicas de trabajo. Perspectiva de Datos: describe los datos (documentos, objetos, etc.) que fluyen entre las diferentes actividades. Estos datos también pueden ser variables locales que definen pre y pos condiciones en la ejecución de tareas. Perspectiva de Recursos: muestra una visión más orientada al negocio, describiendo el proceso en función de las responsabilidades que tienen las diferentes personas o dispositivos en la ejecución de una determinada tarea. Perspectiva Operacional: muestra las acciones elementales que se realizan dentro de las actividades, tales como invocar un determinado servicio de una aplicación con determinados datos. Si bien todas las perspectivas presentan una visión diferente del mismo sistema, la perspectiva de control de flujo provee un mejor panorama para la especificación de un Workflow describiendo más ampliamente el proceso en sí mismo. La perspectiva de datos solo se apoya en la mencionada anteriormente, mientras que la operacional es más bien complementaria. Es por esto que los estudios se enfocan en la perspectiva de control de flujo.

Patrones de Workflow

Especificación de alto nivel que permite comparar diferentes productos y tecnologías de modelamiento de procesos.

• Patrones de control básico.
• Patrones de bifurcación y sincronismo avanzados.
• Patrones que involucran múltiples instancias.
• Patrones estructurales.
• Patrones basados en el estado.
• Patrones de cancelación

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Fuentes

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