Cómo recordarle amablemente a alguien que te responda

Coescrito por Maureen Taylor

Referencias

Quizás le has pedido a alguien que se encargue de una tarea o necesites mencionarle una reunión. En cualquier caso, tal vez no sepas cómo enviarle un recordatorio amable sin sonar grosero o impaciente. Es muy común que las personas estén muy concentradas en otras cosas, pero aun así hay maneras fantásticas de enviarles un recordatorio amable. Tenemos muchos consejos y ejemplos sobre lo que puedes decir por correo electrónico o mensaje de texto, así que sigue leyendo pasa aprender a redactar el mensaje perfecto a fin de conseguir una respuesta.

Cosas que debes saber

  • Dales a las personas como mínimo una semana para que te respondan antes de enviarles un recordatorio.
  • Pídelo de forma clara y directa. Lo mejor es mencionarlo en las primeras líneas de un correo electrónico, si es posible.
  • Mantén un tono de aprecio en el correo. Para animarla a responder, ofrécele ayuda o alguna opción.

1
Darle una semana antes de enviar el recordatorio

  1. Imagen titulada Remind Someone Politely Step 1
    Si esperas una semana entre los mensajes, estos sonarán menos insistentes. Si solo han pasado un par de días después de la petición inicial, quizás no le hayas dado tiempo suficiente para llevarla a cabo. Puedes enviar otro correo o un mensaje después de 7 días, ya que el mensaje inicial podría haberse perdido en su bandeja de entrada y tal vez no haya visto tu petición.[1]
    • Si la petición es urgente y necesitas cumplir con una fecha límite que se aproxima, puedes contactarla un par de días antes.
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2
Incluir un llamado a la acción en el asunto de un correo electrónico

  1. Imagen titulada Remind Someone Politely Step 2
    Identificará la tarea de inmediato leyendo el asunto. Un asunto genérico como “Acción requerida” o “Seguimiento” será ambiguo o podría hacer que la persona se sienta mal por tardar mucho. Indica con exactitud qué esperas de ella con la menor cantidad posible de palabras. Incluso podrías incluir el tiempo que tomará la tarea para que sepa cuánto debe dedicarle.[2] Puedes escribir lo siguiente:
    • “Seguimiento sobre los apuntes de la reunión”.
    • “Acción requerida: respuesta a la encuesta”.
    • “Siguientes pasos para el proyecto creativo”.
    • “5 minutos: formulario de comentarios requerido”.

3
Enviar un correo electrónico recordatorio en el hilo original

  1. Imagen titulada Remind Someone Politely Step 3
    La persona podrá ver el mensaje inicial y la petición. Si hay detalles importantes que no quieres que olvide, mantén el hilo de correos y reenvíale el mensaje. De esta forma, no tendrá que buscar en su bandeja de entrada para encontrar lo que necesitas de ella.[3]
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4
Empezar con un saludo amigable

  1. Imagen titulada Remind Someone Politely Step 4
    Si empiezas de forma positiva, establecerás el tono para el resto del recordatorio. Salúdala de forma amable y profesional al inicio del mensaje. Si no le has hablado mucho, vuelve a presentarte de forma breve para que te recuerde. Incluye una oración personalizada y breve para que se sienta respetada.[4] Estos son algunos ejemplos:
    • “Hola Julie, soy Eric de la reunión de equipo de la semana pasada. Explicaste algunos puntos fantásticos cuando participaste en la conversación”.
    • “Hola Dina, soy Maggie del seminario web de la compañía. Espero que todo te esté yendo bien esta semana, me emociona mucho saber más de aquello en lo que has estado trabajando”.
    • “Estimado Sr. Sherman, muchas gracias por ser tan organizado y estar al día en lo que respecta a este proyecto de marketing”.
    • “¡Hola de nuevo Mark! Esperamos que estés bien”.

5
Hacer una petición directa en un momento temprano

  1. Imagen titulada Remind Someone Politely Step 5
    Si le haces el recordatorio de inmediato, esto hará que la petición sea clara. Si esperas al final del mensaje para recordarle algo, quizás solo les eche un vistazo a las primeras líneas y no se dé cuenta de la petición. Hazle un recordatorio amable o una pregunta sobre su progreso justo después del saludo. Podrás darle más contexto en un punto posterior.[5] Puedes escribirle lo siguiente:
    • “Solo quería recordarte que las respuestas de la encuesta pueden enviarse hasta la próxima semana, y nos encantaría leer tus comentarios sobre las mejoras que podemos realizar”.
    • “¿Tuviste la oportunidad de revisar los documentos que te envié? Estoy casi listo para presentarlos y solo necesito tu aprobación”.
    • “La semana pasada mencionamos la opción de colaborar en un proyecto creativo. ¿Sigues interesado?”.
    • “Solo quería avisarte que hoy tenemos una reunión. Queremos asegurarnos de que todo el equipo se reúna”.
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6
Mostrarle aprecio

  1. Imagen titulada Remind Someone Politely Step 6
    Es más probable que recibas una respuesta si usas un tono cálido y amable. Puede ser un poco difícil interpretar el tono en un correo electrónico o un mensaje, por lo que incluso una oración neutral puede sonar negativa. Sé amable y menciónale que te importa mucho lo que hace. Si se siente respetado, será más probable que te responda.[6] Puedes decirle lo siguiente:
    • “Teniendo en cuenta tu experiencia con este tipo de proyectos, sé que todo comentario tuyo nos ayudaría a mejorar”.
    • “Apreciamos mucho todo el esfuerzo que has hecho por nosotros y no podemos esperar por escuchar tu opinión”.
    • “Tu ayuda sería muy útil para llevar esta presentación al siguiente nivel”.
    • “Valoramos tu opinión, y tus recomendaciones serán de muchísima ayuda”.

7
Preguntarle si puedes ayudarlo con algo

  1. Imagen titulada Remind Someone Politely Step 7
    Si le ofreces ayuda, esto le quitará parte de la presión. Si le pides un favor importante o ayuda con una tarea difícil, menciónale que vas a apoyarlo. Será más probable que te responda si sabe que tiene tu apoyo y ayuda en lo que puedas.[7] Escríbele lo siguiente:
    • “Por favor avísame si hay algo más que necesites de mí para ayudarte a terminar”.
    • “Estoy a tu disposición de ahora en adelante si tienes alguna pregunta o inquietud sobre el proyecto”.
    • “Si hay algo más que pueda ayudarte a tomar una decisión, no dudes en escribirme”.
    • “Estoy disponible para conversar si no estás seguro de los siguientes pasos y necesitas ayuda”.
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8
Darle otra alternativa

  1. Imagen titulada Remind Someone Politely Step 8
    Esto le indicará que no hay problema si no puede cumplir la petición. Quizás no te responda si no se siente cómoda con la petición inicial. Menciónale que estás dispuesto a colaborar con ella y que puedes ofrecerle algunas alternativas para que no sienta que la presionas mucho.[8] Por ejemplo, escríbele lo siguiente:
    • “Si hay otra persona con la que deba comunicarme para conseguir esta información, por favor dímelo”.
    • “Entiendo si ahora estás trabajando en muchas cosas. Solo dinos si necesitas más tiempo”.
    • “Si no te sientes cómoda trabajando en esta tarea, puedes decírnoslo para así reasignarla”.
    • “Estamos abiertos a toda sugerencia si crees que hay otro rumbo que podríamos darle a este proyecto”.

9
Mantener el mensaje corto

  1. Imagen titulada Remind Someone Politely Step 9
    La petición podría pasar desapercibida si le envías un mensaje largo. Si abre tu mensaje y ve varios párrafos largos, es más probable que comuniques lo que necesitas de forma incorrecta. Solo dile lo necesario, para que no se abrume ni confunda.[9]
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10
Terminar el correo con tu firma

  1. Imagen titulada Remind Someone Politely Step 10
    Tu firma le dará la mejor oportunidad de responderte. Incluye tu nombre completo, dirección de correo electrónico y enlaces de redes sociales al final del correo. De esta forma, tendrá una idea más clara de con quién está hablando y dónde responder tu petición. Usa una despedida como las siguientes:[10]
    • saludos
    • atentamente
    • cordialmente
    • gracias de nuevo

11
Llamarla o visitarla si la respuesta es urgente

  1. Imagen titulada Remind Someone Politely Step 11
    Puedes conseguir una respuesta inmediata si le hablas de forma directa. Si necesitas una respuesta inmediata o se aproxima una fecha límite, no dudes en llamar a la persona por teléfono o ir a su oficina. De esta forma, podrá percibir la urgencia en tu voz y podrás conseguir una respuesta sin esperar.[11] Dile algo como lo siguiente:
    • “Hola, quería recordarte que hoy es el cumpleaños de Julie”.
    • “Este solo es un recordatorio amigable de que hay una reunión esta tarde a las 2:30”.
    • “¿Has tenido la oportunidad de revisar los números que te envié la semana pasada? Tenemos que presentarlos mañana y apreciaría que les des prioridad”.
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Referencias

  1. ↑ https://www.forbes.com/sites/forbesbusinesscouncil/2021/12/09/six-tips-for-crafting-an-effective-follow-up-message/?sh=74445d592372
  2. ↑ https://hbr.org/2021/01/how-to-follow-up-with-someone-whos-not-getting-back-to-you
  3. ↑ https://hbr.org/2021/01/how-to-follow-up-with-someone-whos-not-getting-back-to-you
  4. ↑ https://www.inc.com/guides/2010/06/email-etiquette.html
  5. ↑ https://hbr.org/2021/08/how-to-write-better-emails-at-work
  6. ↑ https://hbr.org/2021/01/how-to-follow-up-with-someone-whos-not-getting-back-to-you
  7. ↑ https://www.forbes.com/sites/dailymuse/2016/11/11/the-follow-up-email-that-works-even-better-than-just-checking-in/?sh=36f486fe7f86
  8. ↑ https://hbr.org/2021/01/how-to-follow-up-with-someone-whos-not-getting-back-to-you
  9. ↑ https://www.forbes.com/sites/forbesbusinesscouncil/2021/12/09/six-tips-for-crafting-an-effective-follow-up-message/?sh=74445d592372
  1. ↑ https://www.inc.com/guides/2010/06/email-etiquette.html
  2. ↑ https://www.inc.com/guides/2010/06/email-etiquette.html

Acerca de este wikiHow

Maureen Taylor
Coescrito por:
Maureen Taylor
Coach de comunicaciones
Este artículo fue coescrito por Maureen Taylor. Maureen Taylor es la directora ejecutiva y fundadora de SNP Communications, una empresa de comunicaciones corporativas con sede en el área de la Bahía de San Francisco. Ella ha ayudado a líderes, fundadores e innovadores en todos los sectores a perfeccionar sus mensajes y forma de hablar durante más de 25 años. Este artículo ha sido visto 10 422 veces.
Categorías: Relaciones
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